Organizacja eventów a wspinanie

Organizacja eventów to wielowątkowy, złożony z mnóstwa zależności proces. Osoby, które kiedykolwiek były zaangażowane w organizację imprez wiedzą, jak wiele czynności należy zaplanować, przedyskutować i ustalić żeby finalnie odnieść sukces i cieszyć się z dobrze wykonanej pracy. Organizacja wydarzeń nie jest rzeczą prostą.

Proces od pomysłu do zakończenia eventu można porównać do wspinaczki wysokogórskiej. Zaczynasz u podnóża góry i na początkowym etapie musisz przejść dolinę. Wymaga to ogromnego nakładu energii, obierania właściwej ścieżki, kombinowania po to, by w końcu dotrzeć na szczyt. Wtedy nadchodzi moment, gdy możesz napawać wzrok cudownymi widokami. Odczuwasz ulgę i spełnienie, w związku z dobrze rozłożonym wysiłkiem, realizacją celu i odniesionym sukcesem. Żeby jednak do tego doszło muszą zostać zachowane pewne kroki ostrożności, które mogą ustrzec nas przed upadkiem.

Jakie są najczęstsze błędy popełniane przy organizacji eventów?

Nieprawidłowa komunikacja i niedopracowany harmonogram

Stare porzekadło mówiące, że zgoda buduje, niezgoda rujnuje, idealnie wpisuje się w organizację wydarzeń. Brak zrozumienia, tej przysłowiowej nici porozumienia z góry skazuje nasze przedsięwzięcie na porażkę. Najważniejszą rzeczą, na którą należy poświęcić sporo uwagi, jest komunikacja pomiędzy wszystkimi stronami zaangażowanymi w wydarzenie. Tylko prawidłowa komunikacja, umożliwi znalezienie właściwego rozwiązania lub pójście na kompromis. Właściwe zrozumienie celu organizowanej imprezy pomoże ustalić zarówno odpowiedni harmonogram prac przygotowawczych jak i końcowy scenariusz samego wydarzenia.

W harmonogramie powinny się znaleźć cykliczne terminy spotkań, na których każdy z zaangażowanych będzie zobligowany do złożenia sprawozdania z postępu przydzielonych do realizacji zadań. Właściwa komunikacja, wspólne narady, burze mózgu sprawią, że organizatorzy będą w stanie przewidzieć hipotetyczne, niespodziewane, problematyczne sytuacje. Umiejętność przewidywania sprawi, że będą w stanie przygotować plan awaryjny, którego przykład znajduje się niżej.

Niewłaściwy wybór miejsca

To znaczy taki, który absolutnie nie spełnia oczekiwań uczestników. Bardzo często właściwy wybór miejsca stanowi kamień milowy w organizacji eventu. To właśnie moment dokonania wyboru lokalizacji sprawia, że organizatorzy mogą skupić się na synchronizowaniu działań wokół wybranego miejsca. Decyzja powinna zostać podjęta po rozważeniu wielu elementów. Do oczywistych należą: dogodny dojazd, bliskość parkingu, czy atrakcyjna okolica. W obecnych czasach mówiąc o wydarzeniach posiadających renomę przestronne, klimatyzowane pomieszczenia to już raczej standard.

Wielkość sal ma znaczenie nie tylko dla uczestników, ale również zaproszonych prelegentów. Wybór za małej sali jest zły z oczywistych powodów. Z pewnością uczestnicy nie będą się czuli komfortowo, jakiekolwiek przemieszczanie będzie utrudnione, a co za tym idzie, standardy bezpieczeństwa nie będą zachowane.

Zbyt wielka sala

To z kolei sprawi, że puste krzesła nie będą motywujące z punktu widzenia prelegenta i wizualnie efekt pustych miejsc nie wpłynie na pozytywny nastrój. Akustyka sali oraz niespodziewane dźwięki wydobywające się na przykład z otwieranych bądź zamykanych drzwi, nie pomogą uczestnikom w skupieniu.

Kolejny element dotyczący miejsca jest związany ze sprawdzeniem dostępu do źródeł energii i technologii. Tutaj oczywiście wracamy do celu organizowanego eventu. Jeżeli organizujemy warsztaty, podczas których uczestnicy będą korzystali z laptopów lub innych urządzeń elektronicznych, to organizatorzy muszą zadbać o to, by wszyscy mieli możliwość podłączenia do prądu. I tutaj zbawienny może się okazać plan B, czyli wspomniany wcześniej plan awaryjny, wynikający ze świetnej komunikacji. Może to być na przykład zorganizowanie odpowiedniej ilości przedłużaczy listwowych.

Jeżeli w scenariuszu jest transmisja internetowa, należy zapewnić dostęp do Internetu. Jednakże, trzeba liczyć się z tym, że mogą się pojawić kłopoty z łączem internetowym, dlatego też należy zadbać o jakieś zapasowe źródło. Najwygodniej Internet dostarczyć uczestnikom za pośrednictwem WiFi.

Elektronika bywa humorzasta, ale aby spać w miarę spokojnie próba generalna całego sprzętu, sprawdzenia zaplanowanych prezentacji na ekranach docelowych, test głośników jest po prostu niezbędny. Tego elementu nie można sobie darować, bo zemsta może się odbić na reputacji organizatorów.

Nietrafiony catering

Catering uzależniony jest od rodzaju organizowanej imprezy. Impreza młodzieżowa na świeżym powietrzu zdecydowanie będzie się różniła od ekskluzywnej imprezy dla określonej grupy zawodowej, imprezy integracyjnej, targów czy konferencji. Oferując catering należy zadbać o jego skład i jakość. Catering to nie jest element wydarzenia, na którym należy oszczędzać. Należy dostosować catering do ilości osób, specjalnych wytycznych związanych z ograniczeniami żywieniowymi, przeważającej płci uczestników oraz pory dnia.

Żyjemy w czasach, w których świadomość zdrowego stylu życia jest na dość wysokim poziomie. Duża część społeczeństwa zdaje sobie sprawę z ograniczeń żywieniowych wywołanych różnymi jednostkami chorobowymi, ale też wiele osób zna swój organizmu i wie, które potrawy pozytywnie na niego wpływają, a które nie. I wyżej wymienieni chcą bądź muszą przestrzegać obranych zasad bez względu na okoliczności. Niewłaściwy zestaw menu może stać się przyczyną poeventowego niesmaku. Kolejną rzeczą związaną z cateringiem jest właściwe miejsce przeznaczone na konsumpcję. Należy zapewnić uczestnikom komfortowe warunki.

Prelegenci z przypadku

Zapraszając prelegentów należy mieć na uwadze cel imprezy. Prelegent jest wartościowy wtedy, kiedy może podzielić się z uczestnikami swoim doświadczeniem i wiedzą. Dobrą konferencję cechuje udział wyjątkowych gości. W tej dziedzinie wyjątkowość nie zawsze jest równa wysokiej popularności, może się okazać, że nasz ekspert w dziedzinie będzie zbyt zmęczony powtarzającymi się występami i nie wniesie oczekiwanych wartości w życie uczestników spotkania. Ponadto, często się zdarza, że ci najczęściej zapraszani, prezentują ten sam wykład w wielu miejscach. Nie powinno się narażać uczestników na stratę zarówno czasu jak i pieniędzy.

Prelegent powinien być ekspertem w swojej dziedzinie, to znaczy powinien wiedzieć więcej niż uczestnicy eventu. Jeżeli prelegent publicznie przyznaje, że zna temat tylko w teorii i nie potrafi odpowiedzieć na pytania dotyczące praktyki, to kolokwialnie mówiąc taki strzał w kolano jest absolutnie nie na miejscu. Zadaniem organizatorów jest sprawdzenie zarówno konspektu wypowiedzi proponowanej przez prelegenta, jak i jego historii, osiągnięć, poczynań w danej dziedzinie.

Jak nie wiadomo o co chodzi, to chodzi o pieniądze

Budżet to sprawa spędzająca sen z powiek. Brak odpowiednio zaplanowanego budżetu doprowadzi do porażki. Żeby odnieść sukces i osiągnąć nasz szczyt górski należy starannie zaplanować wszystkie koszty, biorąc pod uwagę wszelkie, niespodziewane wydatki. Poczucie  utraty kontroli nad finansami jest niedopuszczalne. Dobra praktyką jest znalezienie sponsorów. Na organizacji wartościowej imprezy zyskują obie strony. Organizator zapewnia sobie wsparcie finansowe, zaś sponsor reklamę na szeroką skalę, gdyż informacja o sponsoringu ukazuje się w każdej reklamie, wzmiance o organizowanym wydarzeniu.

 Atak szczytowy, czyli prawie koniec

Zanim długo oczekiwany punkt kulminacyjny będzie miał miejsce, należy dokonać retrospekcji i sprawdzić czy na pewno wszystko jest dopięte na ostatni guzik. Należy pamiętać, że organizowanie konferencji to nie tylko umiejętny dobór prelegentów, profesjonalny sprzęt czy dbałość o kwestie techniczne, takie jak odpowiednio dostosowana sala konferencyjna. To wiele innych zależności, wątków, rozmów, ustaleń. Trzeba włożyć dużo pracy, wysiłku, wylać mnóstwo potu, żeby móc w pełni  napawać się widokami ze zdobytej góry.